Protection des données et principes généraux

Définitions clés

Pour éviter toute ambiguïté, nous définissons ci-dessous les termes employés dans cette politique et illustrons leur usage par des exemples pratiques issus de dossiers de retraités.

Finalités du traitement

Nous traitons les données pour des finalités spécifiques et légitimes liées à l'assistance juridique des retraités. Chaque finalité est illustrée par un exemple concret tiré de nos dossiers clients.

• Fournir des consultations juridiques personnalisées : analyser les documents fournis pour proposer des parts concrètes dans un dossier de retraite.
• Gérer les dossiers clients : suivi administratif, mise à jour des pièces et archivage afin d'assurer la continuité du dossier.
• Facturation et gestion financière : émission de factures et suivi des paiements pour les prestations convenues.
• Conformité légale : répondre aux obligations légales et aux demandes des autorités compétentes lorsqu'elles sont applicables.
• Amélioration des services : analyser les retours et les usages pour adapter les outils d'information et les procédures.
• Communication administrative : envoi d'informations utiles sur l'état d'un dossier ou les échéances à venir.
• Sécurité et prévention de la fraude : détection d'activités inhabituelles afin de protéger les comptes et les données.
• Recherche et statistiques anonymisées : études agrégées pour mieux comprendre les besoins des retraités sans identifier les personnes.

Fondements juridiques du traitement

Nous nous appuyons sur des bases légales appropriées pour traiter vos données. Selon le contexte, les traitements reposent sur le consentement, l'exécution d'un contrat, une obligation légale ou notre intérêt légitime.

• Consentement : lorsque vous acceptez explicitement le traitement (par exemple pour l'envoi de communications ciblées).
• Exécution d'un contrat : traitement nécessaire pour fournir une prestation convenue, comme la gestion d'un recours ou la préparation d'une consultation payante.
• Obligation légale : respect d'obligations imposées par la loi, par exemple pour les déclarations fiscales ou demandes d'autorités.
• Intérêt légitime : lorsque le traitement est nécessaire pour la sécurité, la prévention de fraudes ou l'amélioration du service, tout en respectant les droits des personnes.

Cookies et traceurs

Nous utilisons des cookies pour améliorer la navigation et mémoriser des préférences. Les cookies sont classés par type et nous expliquons comment les gérer avec des exemples concrets d'usage.

Types de cookies : essentiels (nécessaires au fonctionnement), de performance (statistiques), fonctionnels (préférences) et marketing (suivi). Exemple : un cookie de session permet de rester connecté lors d'une consultation de dossier.

Catégories expliquées : cookies strictement nécessaires pour l'accès aux services, cookies analytiques pour mesurer l'usage, cookies de préférence pour l'interface et cookies publicitaires si utilisés avec consentement.

Gestion des cookies : options pour accepter, refuser ou configurer les cookies via la bannière ou les paramètres du navigateur. Exemple pratique : refuser les cookies analytiques tout en conservant les cookies nécessaires au suivi d'une demande.

Lire la politique complète sur les cookies

Partage des données

Dans certains cas, nous devons partager des données avec des prestataires ou des autorités. Les partages sont encadrés, limités et documentés. Ci-après des scénarios fréquents.

• Partage avec des avocats ou experts externes mandatés pour défendre un dossier de pension auprès d'une autorité.
• Transmission d'informations à des prestataires de paiement pour la gestion des factures et des reçus.
• Communication avec des hébergeurs et fournisseurs techniques pour assurer la disponibilité et la sauvegarde des données.
• Plateforme contrôlé avec des autorités publiques lorsqu'une demande officielle est émise dans le cadre d'une procédure.
• Partage limité avec des partenaires de confiance pour des services complémentaires, tel qu'un expert en planification successorale à la demande du client.
• Transmission d'informations anonymisées à des fins statistiques internes et d'amélioration de services.

Transferts internationaux de données

Si des données sont transférées hors de Suisse ou de l'EEE, nous mettons en place des mesures pour protéger ces transferts. Les transferts se font uniquement lorsque nécessaires pour fournir un service et sous conditions contractuelles appropriées.

Garanties : clauses contractuelles types, évaluation des risques, chiffrement des données et hébergement chez des prestataires respectant des normes de protection adéquates. Exemple : conservation de sauvegardes chiffrées chez un hébergeur situé hors de Suisse avec clauses contractuelles.

Conservation des données

Les données sont conservées pour une durée proportionnée aux finalités du traitement, tenant compte des obligations légales et des besoins d'archivage. Nous expliquons les durées typiques par type de donnée et par situation.

Données de compte : conservées pendant la durée de la relation contractuelle et, ensuite, pendant une période supplémentaire nécessaire pour respecter les obligations légales et les besoins probatoires (par exemple pour contestations).

Communications et courriels : conservés selon la nature (plateforme administratifs conservés moins longtemps que documents de recours qui peuvent être archivés plusieurs années pour preuve).

Logs techniques et journaux : retenus pour une durée limitée destinée à la résolution d'incidents et la sécurité, puis supprimés ou anonymisés.

Suppression : lorsque les données ne sont plus nécessaires, elles sont effacées ou rendues anonymes sauf si une conservation plus longue est requise par la loi ou utile à une procédure en cours.

Vos droits

Vous disposez de droits relatifs à vos données. Nous expliquons comment les exercer avec des exemples issus de cas réels pour rendre la procédure pratique et accessible.

• Accès : demander copie des informations nous concernant et des parts réalisées sur un dossier (ex. consulter l'historique d'une réclamation).
• Rectification : corriger des erreurs (ex. mise à jour d'une adresse ou d'un numéro de compte bancaire).
• Suppression : demander l'effacement lorsque les conditions légales sont remplies (ex. suppression d'informations marketing non nécessaires).
• Limitation : demander la suspension du traitement dans des cas précis, par exemple pendant une vérification contestée d'une décision de rente.
• Portabilité : recevoir sous format structuré les données fournies lorsque cela est applicable (ex. export des pièces déposées pour un dossier transféré).
• Opposition : vous opposer à certains traitements, notamment pour des finalités de prospection directe, avec procédure claire pour exercer ce droit.
• Exercice des droits : pour toute demande, contactez-nous par courrier à l'adresse ou par email ; nous fournissons un accusé de réception et traitons la demande selon les délais légaux.
• Droit de retirer un consentement donné antérieurement concernant le traitement de données personnelles ; retrait possible sans affecter la licéité des traitements antérieurs fondés sur ce consentement.

Exercice de vos droits relatifs aux données

Vous pouvez exercer vos droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité en nous contactant par courrier postal à l'adresse ci-dessous, par téléphone au +41764948466 ou via le formulaire de contact sur RetraHubDroit.info/contact. Pour traiter votre demande, nous pouvons vous demander une preuve d'identité et des précisions sur la portée de la demande afin de répondre de manière ciblée. Cas pratique : pour obtenir une copie des courriers échangés avec un conseiller à propos d'une réclamation AVS, fournissez la période concernée et le type de document demandé pour accélérer la recherche.

[email protected]

Nous accusons réception des demandes sous 14 jours ouvrables et répondons dans un délai maximal de 2 mois. Si votre demande nécessite des informations complémentaires, nous vous contacterons pour préciser le périmètre et le délai de réponse. Exemple : pour un dossier complexe impliquant des tiers (office de pension, avocat), le délai peut être étendu mais nous vous tiendrons informé des étapes.